Keine Bewerbung bleibt liegen

Schneller zu neuen Mitarbeitern

„Früher hatten wir keinen Überblick über all die Bewerbungen, die in unseren Wohnstätten, Werkstätten oder bei unserem Geschäftsführer eingingen“, erinnert sich Andrea Kraft, Fachbereichsleiterin Personal, an die Situation, als bei der Lebenshilfe Stuttgart noch ausschließlich mit Excel-Listen, Bewerbungsmappen und E-Mail-Bewerbungen gearbeitet wurde. Das Sozialunternehmen, das sehr dezentral aufgestellt ist, hat laufend offene Stellen zu besetzen. Vor allem im handwerklichen Bereich, in der Kinderbetreuung oder der Pflege herrscht auf dem Stuttgarter Arbeitsmarkt ein großer Wettbewerb. Da ist es wichtig, Bewerbungen zeitnah zu bearbeiten und zu beantworten. Doch das war früher nicht immer gegeben, denn Bewerbungen blieben längere Zeit unbeantwortet liegen oder irrten durch die Organisation.

Diese unübersichtliche Situation war ein Grund, den Recruitingprozess zentral aufzustellen. Seit 2014 setzt die Lebenshilfe Stuttgart den Online-Stellenmarkt und das Bewerbermanagement von perbit ein. Wer sich heute für eine Stelle interessiert, kann in der Stellenanzeige auf den Link „Online bewerben“ klicken und das hinterlegte Formular ausfüllen oder eine E-Mail senden. Nur noch ganz wenige der rund 1.000 Bewerbungen jährlich kommen per Post ins Haus. Diese werden in der Personalabteilung eingescannt und den zuständigen Führungskräften über das HR Solution Center zur Verfügung gestellt. „Alle sehen das mittlerweile als große Erleichterung an“, berichtet Andrea Kraft. Durch die Softwareeinführung sei nun auch der Datenschutz gewährleistet: „Die Zugangsberechtigungen der Führungskräfte und Betriebsratsmitglieder sind klar definiert.

Die Betriebsräte sehen beispielsweise nur die Bewerbungen ab einer bestimmten Ebene, die Beurteilungen können sie aber nicht einsehen. “ Mit perbit hat sich der Recruitingprozess deutlich beschleunigt. Dazu trägt unter anderem die Erinnerungsfunktion bei, die Führungskräfte darauf hinweist, dass Bewerbungen zu beurteilen sind. „Allerdings hat es sich bewährt, dass wir nochmals nachhaken. Gerade die Hausleitungen sind nicht immer von Ort und schauen in perbit“, sagt Personal-Sachbearbeiterin Anette Reinheimer.

Alle Nachweise im System

Ein weiterer zentraler Bestandteil der Softwarenutzung ist das Seminarmanagement. Seit Anfang 2016 erfasst die Personalabteilung darin Pflicht-Seminare wie Hygienebelehrungen und Erste-Hilfe-Kurse sowie benötigte ärztliche Untersuchungen und hinterlegt Erinnerungen, wann der nächste Termin ansteht. In den kommenden Monaten soll das Seminarmanagement weiter ausgebaut werden. Auf der Wunschliste stehen weitere Funktionalitäten und ein direkter Zugriff durch die Mitarbeiter über Employee-Self-Services. Aber für diese Weiterentwicklungen muss die Personalabteilung, die mit 2,75 Personen sehr dünn besetzt ist, zunächst neue Zeitfenster schaffen. Doch auch mit den Funktionen, die bisher umgesetzt sind, hat die Personalabteilung erhebliche Arbeitserleichterungen geschaffen. „Im Seminarmanagement haben wir alle Nachweise auf einen Blick. Wenn zum Beispiel die Heimaufsicht kommt und Überprüfungen vornimmt, sind dort alle benötigten Informationen verfügbar“, sagt Personalleitern Andrea Kraft.

„Was mir besonders gut gefällt, ist die Übersichtlichkeit. Jetzt haben wir alles zentral gebündelt.“

Andrea Kraft
Fachbereichsleiterin Personal

Die Organisation im Überblick

Die Lebenshilfe Stuttgart hat noch einige Pläne, die Software auszubauen. In den nächsten Monaten sollen das Stellenmanagement und die Organigramme weiter umgesetzt werden. Dieses Vorhaben musste zunächst warten, da es Umstrukturierungen gab und die Neu-Organisation der Stellen noch nicht ganz abgeschlossen ist. „Wenn wir damit fertig sind, werden wir die Organigramme auch den Führungskräften per Web-Client zur Verfügung stellen, damit jeder für seinen Bereich sieht, wie er aufgestellt ist“, so Anette Reinheimer, die perbit als Power-Userin nutzt. Auch die digitale Personalakte steht auf der Wunschliste der Personalabteilung. Ein Grund ist der hohe Datenschutz der digitalen Akte im Vergleich zu Papierakten oder dem Abspeichern von Mitarbeiterdokumenten an anderer Stelle. Ein weiterer Grund ist, dass sich dadurch für die stark ausgelastete Personalabteilung weitere Arbeitserleichterungen ergeben.

Individuelle Anpassungen

Schon heute kann die Personalarbeit weitaus reibungsloser und zielgerichteter ablaufen als vor der Softwareeinführung – zu einer Zeit, in der noch verschiedene Excel-Listen durchsucht werden mussten. „Was mir besonders gut gefällt, ist die Übersichtlichkeit. Jetzt haben wir alles zentral gebündelt. Wenn ich eine Bewerbung zu beurteilen habe, bin ich mit einem Klick im Dokument, kann alles einsehen, beurteilen und weiterleiten. Der ganze Workflow ist gut durchdacht.“, sagt Andrea Kraft. Ihre Kollegin Anette Reinheimer schätzt besonders die Flexibilität: „perbit kann an vielen Stellen verändert werden, wo wir eine individuelle Anpassung brauchen.

Die meisten Anpassungen können wir selbst vornehmen, andere übernimmt der Support für uns.“ Ein Beispiel für eine solche Individualisierung: Seit neuestem werden die E-Mail-Signaturen aller Mitarbeiter aus perbit heraus erzeugt. Die Darstellung von Telefonnummer, Stellenbezeichnung und Standort ist nun in allen E-Mails einheitlich. Stellenbezeichnung und Telefonnummer des jeweiligen Absenders sind immer auf dem aktuellen Stand. Ein kleiner Schritt für die Software-Programmierer, ein großer Schritt für die positive Außenwirkung des Sozialunternehmens.

„perbit kann an vielen Stellen verändert werden, wo wir eine individuelle Anpassung brauchen.“

Anette Reinheimer
Personal-Sachbearbeiterin

Lebenshilfe Stuttgart e.V.

Ziel der Lebenshilfe Stuttgart e.V. ist es, Menschen mit Behinderung und ihre Angehörigen zu unterstützen. Der Verein unterhält im Stadtgebiet Stuttgart verschiedene Wohnstätten und Werkstätten, eine inklusive Kindertagesstätte und einen ambulanten Pflegedienst. Außerdem organisieren die Mitarbeiter Angebote für Freizeit, Reisen und Familien. Rund 350 Mitarbeiter sind für die Lebenshilfe Stuttgart tätig, darunter finden sich auch viele Praktikanten sowie Menschen im Bundesfreiwilligendienst und im Freien Sozialen Jahr.