Postbeamtenkrankenkasse

Über 1.000 Mitarbeitergespräche pro Jahr

Die persönlichen Jahresgespräche stellen bei der Postbeamtenkrankenkasse den Startpunkt für die Fortbildungen dar. Seit die Gespräche und die Seminarplanung über perbit.insight laufen, ist der Aufwand für den Personalbereich deutlich gesunken. Jetzt werden weitere Prozesse digitalisiert.

Seit 2012 ist perbit.insight bei der Postbeamtenkrankenkasse im Einsatz, seit 2015 werden die persönlichen Jahresgespräche über die HR-Software durchgeführt. Seitdem läuft alles reibungslos und digital ab: „Ende November erfolgt ein Sammelaufruf an alle aktiven Mitarbeiter und deren Führungskräfte. Gleichzeitig wird der Prozess freigeschaltet. Das heißt, die Mitarbeiter und Führungskräfte finden in ihrer Web-Ansicht eine Maske, in der sie sich vorbereiten“, erläutert Werner Brauns, einer der verantwortlichen perbit-Administratoren.

„Im öffentlichen Dienst gibt es häufig neue Vorschriften, deshalb müssen wir flexibel sein. Das ist mit perbit.insight gut umsetzbar.“

Werner Brauns, Personalentwicklung / Gesundheitsmanagement, Postbeamtenkrankenkasse

Alle Infos stehen zur Verfügung

Die Mitarbeiter und Führungskräfte tragen ihre jeweilige Einschätzung für das abgeschlossene Jahr sowie ihre Prognose für das Folgejahr ins System ein. Dann setzen sich beide in einem persönlichen Gespräch zusammen und unterhalten sich über die Punkte, die sie notiert hatten. Am Ende des Gesprächs gibt die Führungskraft das Ergebnis des Gesprächs ein, klickt auf „Abschließen“ und damit ist das Gespräch für dieses Jahr beendet. „Die vereinbarten Punkte werden gespeichert und stehen beiden jederzeit zur Einsicht zur Verfügung. Und die Weiterbildungen, die besprochen wurden, gehen automatisch an die Personalentwicklung“, sagt Werner Brauns.

Natürlich haben die Mitarbeiter auch im digitalisierten Gesprächsprozess die Möglichkeit zu sagen, dass sie mit den besprochenen Inhalten nicht einverstanden sind. Wenn sie das im Online-Formular vermerken, heißt das, dass sich Mitarbeiter und Führungskraft nochmals zusammensetzen, um einen Konsens zu finden.

Für den Personalbereich hat sich seit der digitalen Umsetzung des persönlichen Jahresgesprächs viel geändert. „Dadurch, dass die Formulare früher per Papier oder E-Mail verschickt wurden, hat alles sehr lange gedauert. Wir mussten permanent an die Deadline erinnern. Das ist jetzt natürlich viel einfacher und führte zu einer enormen Zeitersparnis“, so Werner Brauns. Heute gibt es einen definierten Zeitraum für die Gespräche. Kurz vor Ende werden automatisch Erinnerungen verschickt und zur Deadline werden die nicht geführten persönlichen Jahresgespräche automatisch abgeschlossen. „Ausnahmen gibt es immer wieder, denen wir eine Verlängerung gewähren. Dennoch ist für uns viel Schreibarbeit weggefallen“, zieht Werner Brauns sein Fazit.

Vom Jahresgespräch zur Seminarplanung

Direkt angeschlossen an die persönlichen Jahresgespräche ist das Seminarmanagement. Sobald die Gespräche abgeschlossen sind, beginnt die Personalentwicklung damit, die Seminare und Online-Schulungen für die Mitarbeiter zu organisieren. Auch hierbei erfolgt die Abstimmung über perbit.insight: Passt der vorgeschlagene Termin nicht, kann die Führungskraft in einem Formularfeld einen Ausweichtermin nennen. Gibt die Führungskraft ihre Zustimmung, kann die Personalentwicklung loslegen und Trainer, Hotels et cetera buchen. Alle weiteren Schritte bis hin zum Versand des Seminar-Feedbackbogens werden über das Seminarmanagement erledigt. In diesem Jahr verlieft die Seminarplanung coronabedingt etwas anders, da keine Präsenzschulungen möglich waren. Aber auch die Online-Seminare wurden über perbit.insight organisiert.

Weitere Digitalisierungen geplant

Bald sollen weitere Prozesse digitalisiert werden, angefangen mit dem Antrag auf Telearbeit. Das Thema ist im Moment besonders relevant und Werner Brauns rechnet mit mehreren hundert Anträgen. Als in der Hochphase von Corona rund 80 Prozent der Beschäftigten ins Homeoffice gingen, stellten viele fest, dass sie zuhause besser und ungestörter arbeiten als im Büro.

Beim Antrag auf Telearbeit sind zwei Genehmigungsstufen vorgesehen. Wenn die direkte und nächsthöhere Führungskraft im System ihr Einverständnis gegeben haben, erhält die Personalstelle automatisch eine Mitteilung und kann die Mitarbeiterdaten ändern und das Gleitzeitkonto anpassen. Weitere Informations- oder Genehmigungsschritte (Personalrat oder Schwerbehindertenvertretung) werden derzeit noch geprüft.

Sehr intensiv wird perbit.insight auch für das Stellenmanagement genutzt. Jeder kann dort seine Wochenarbeitszeit einsehen und schauen, welche Vorgesetzten und welche unterstellten Mitarbeiter er hat. Über das Stellenmanagement wird nicht nur die Hierarchie sichtbar, sondern auch die Kompetenzen, die für eine Jobfamilie erfüllt sein müssen. Diese wiederum bilden die Ausgangsbasis für das persönliche Jahresgespräch.

Ebenso wird das gesamte Bewerbermanagement mit perbit abgewickelt – beginnend mit der Stellenausschreibung auf der Karriereseite der PBeaKK im Internet bis hin zum Ausdruck des Arbeitsvertrags bei einer Neueinstellung. 

Flexibilität ist ein wichtiges Kriterium

Die Postbeamtenkrankenkasse hat bei der Softwareauswahl großen Wert auf die Flexibilität und individuelle Anpassbarkeit gelegt. „Im öffentlichen Dienst gibt es häufig neue Vorschriften, deshalb müssen wir flexibel sein. Das ist mit perbit.insight gut umsetzbar“, sagt Werner Brauns. „Bis zu einem gewissen Grad können wir Anpassungen selbstständig durchführen. Nur wenn es um neue Felder oder die Anpassung von Prozessen geht, benötigen wir die Unterstützung des Unternehmens.“

Auch bei den Führungskräften und Mitarbeitern kommt die Software gut an. „Vor allem der schnelle und einfache Zugriff auf die Daten der unterstellten Mitarbeiter ist für die Führungskräfte eine große Erleichterung“, nennt Werner Brauns einen Pluspunkt. Er schätzt an perbit zudem die langjährige HR-Erfahrung: „Als wir die persönlichen Jahresgespräche in der Software umsetzten, versuchten wir, alle unsere bisherigen Papierformulare am Bildschirm abzubilden. Aber wir wurden zum Glück eines Besseren belehrt. perbit hat angeregt, neue Schritte zu gehen und zu überlegen, ob manches auch anders durchgeführt werden kann. Ja, es geht anders. Und es ist tatsächlich besser als früher.“

Das Unternehmen

Die Postbeamtenkrankenkasse (PBeaKK), gegründet 1913, ist eine betriebliche Sozialeinrichtung der ehemaligen Deutschen Bundespost und Dienstleister für die Postnachfolgeunternehmen und die Bundesanstalt für Post und Telekommunikation Deutsche Bundespost. Ende 2018 betreute die PBeaKK etwa 312.000 Mitglieder sowie etwa 107.000 mitversicherte Angehörige. Rund 1.100 Stellen und 260 Jobfamilien sowie 380 Kompetenzen werden über perbit.insight organisiert. Jährlich werden rund 1.050 persönliche Jahresgespräche durchgeführt.

Die Fakten

  • Alle Mitarbeiter haben Zugriff auf perbit.insight und können im Bereich „persönliche Daten“ ihre Stammdaten einsehen sowie ihre Arbeitsplatzbeschreibung aufrufen. Sie sehen unter anderem, zu welchem Team sie gehören, wie ihr Kompetenzprofil ist und was in den jüngsten drei Jahresgesprächen besprochen wurde.
  • Die Führungskräfte können neben den eigenen Daten eine Übersicht ihrer direkt unterstellten Mitarbeiter einsehen und sie sehen, wer ihnen indirekt unterstellt ist. Sie können sich in perbit.insight über bestehende und abgeschlossene Fortbildungen in ihrem Team informieren und Fortbildungen genehmigen. Darüber hinaus haben sie Zugriff auf die Bewerbungen, die für ihr Team eingehen.

     

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