Sysmex Europe GmbH

Dass eine HR-Software zweisprachig eingesetzt wird, kommt in internationalen Unternehmen durchaus vor. Dass die Software aber in der Kommunikation zwischen Führungskraft und Mitarbeiter die Sprache wechselt, ist eine spezielle Entwicklung der Sysmex Europe GmbH. „Die Zweisprachigkeit war eine große Herausforderung bei uns, weil wir in der Produktion in Deutschland auch Mitarbeiter beschäftigen, die kein Englisch sprechen“, erläutert Simon Borchers, IT-Spezialist im Bereich Human Resources. „Damit der Abwesenheitsprozess jedem in seiner gewünschten Sprache zur Verfügung steht, wurde die Software speziell für uns angepasst“, sagt er.

Sein Unternehmen, für das rund 2.000 Mitarbeiter in Europa, dem Mittleren Osten und Afrika tätig sind – 1.000 davon in Deutschland, nutzt die HR-Software von perbit bereits seit zehn Jahren. Seit 2012 ist die flexible, modular aufgebaute HR-Software perbit.insight im Einsatz. Die Individualisierbarkeit der Software ist ein Pluspunkt, den der HR-IT-Experte besonders schätzt: „Das System hilft uns, schlanke Prozesse abzubilden, damit wir so wenige manuelle Eingaben wie möglich durchführen müssen.“

Damit Mitarbeiterdaten nach Möglichkeit nur einmal eingepflegt werden müssen, setzt Sysmex Europe perbit.insight als führendes System ein. Ändert sich beispielsweise der Name eines Mitarbeiters, ist nur eine Eingabe in perbit.insight nötig. Alle angebundenen Systeme wie der SharePoint oder das Learning Management System (LMS) übernehmen den neuen Namen automatisch. Die Änderung wird sogar im Telefonsystem und dem dort hinterlegten Adressbuch angezeigt.

Das Learning Management System synchronisiert auch weitere Daten mit der HR-Software, zum Beispiel die Organisationszuordnung – also den jeweiligen Bereich, die Abteilung und das Team, in dem ein Mitarbeiter tätig ist – und die Vorgesetzten. „Auf diese Weise sind diese Daten im LMS stets aktuell, auch wenn sich etwas in unserer Organisation ändert. Die Führungskräfte haben immer ihre Mitarbeiter und deren Qualifizierungen im Blick“, erklärt Simon Borchers.

Ein anderes Beispiel für eine automatische Synchronisierung der Daten mit den verschiedenen Systemen sind die Ersthelfer bei Sysmex Europe: Die Personaler tragen in perbit.insight in einer Sonderrolle ein, wenn jemand als Ersthelfer fungiert. „Im SharePoint erscheint automatisch die Information, wer die Ersthelfer im jeweiligen Betrieb sind. Zusätzlich wird diese Funktion beispielsweise auf den Tür-schildern angezeigt und die Personen werden automatisch den betreffenden E-Mail-Verteilergruppen hinzugefügt“, sagt Simon Borchers.

Insgesamt 26 Personalmanager arbeiten bei Sysmex Europe mit perbit.insight, 16 davon sitzen in Norderstedt. Die anderen Personalmanager sind dezentral in der EMEA-Region tätig. Simon Borchers ist einer von drei Power Usern, die auch Verände-rungen auf der Software-Oberfläche vornehmen – beispielsweise bei der Gestaltung von Formularen. „Es ist eine große Stärke der Software, dass wir viel selber machen können“, sagt er und ergänzt: „Wir legen auch großen Wert darauf, dass wir Auswertungen selbstständig erstellen können.“ Diese Möglichkeit nutzen er und seine Kollegen nicht nur für diverse Statistiken und für das HR-Controlling, sondern auch für Reports an die Muttergesellschaft. „Die Sysmex Corporation sitzt in Japan und ist auch an bestimmten Kennzahlen interessiert“, so Simon Borchers.