Sysmex Europe GmbH

Schlanke Prozesse auf internationaler Ebene

Als internationales Unternehmen stand die Sysmex Europe GmbH vor der Herausforderung, ihre Personalprozesse zweisprachig durchzuführen. Mit der speziell für sie angepassten HR-Software perbit.insight funktioniert das heute vorbildlich. Die Software sorgt zudem dafür, dass nur noch sehr wenige manuelle Eingaben nötig sind.

Schlanke Prozesse auf internationaler Ebene

Ein Urlaubsantrag bei der Sysmex Europe GmbH kann folgendermaßen lauten: „I apply for leave between May 7th and 11th.“ Der Antragsteller kann aber auch schreiben: „Ich beantrage Urlaub in der Zeit vom 7. bis 11. Mai.“ Je nachdem, welche Sprache er in seinen Voreinstellungen gewählt hat, erhält er auch die Rückmeldung in dieser Sprache – ganz unabhängig davon, ob sein Vorgesetzter den Urlaubsantrag auf Deutsch oder auf Englisch gelesen und bearbeitet hat.

Auf Wunsch Deutsch oder Englisch

Dass eine HR-Software zweisprachig eingesetzt wird, kommt in internationalen Unternehmen durchaus vor. Dass die Software aber in der Kommunikation zwischen Führungskraft und Mitarbeiter die Sprache wechselt, ist eine spezielle Entwicklung der Sysmex Europe GmbH. „Die Zweisprachigkeit war eine große Herausforderung bei uns, weil wir in der Produktion in Deutschland auch Mitarbeiter beschäftigen, die kein Englisch sprechen“, erläutert Simon Borchers, IT-Spezialist im Bereich Human Resources. „Damit der Abwesenheitsprozess jedem in seiner gewünschten Sprache zur Verfügung steht, wurde die Software speziell für uns angepasst“, sagt er.

Sein Unternehmen, für das rund 2.000 Mitarbeiter in Europa, dem Mittleren Osten und Afrika tätig sind – 1.000 davon in Deutschland, nutzt die HR-Software von perbit bereits seit zehn Jahren. Seit 2012 ist die flexible, modular aufgebaute HR-Software perbit.insight im Einsatz. Die Individualisierbarkeit der Software ist ein Pluspunkt, den der HR-IT-Experte besonders schätzt: „Das System hilft uns, schlanke Prozesse abzubilden, damit wir so wenige manuelle Eingaben wie möglich durchführen müssen.“

Keine doppelte Datenpflege

Damit Mitarbeiterdaten nach Möglichkeit nur einmal eingepflegt werden müssen, setzt Sysmex Europe perbit.insight als führendes System ein. Ändert sich beispielsweise der Name eines Mitarbeiters, ist nur eine Eingabe in perbit.insight nötig. Alle angebundenen Systeme wie der SharePoint oder das Learning Management System (LMS) übernehmen den neuen Namen automatisch. Die Änderung wird sogar im Telefonsystem und dem dort hinterlegten Adressbuch angezeigt.

Das Learning Management System synchronisiert auch weitere Daten mit der HR-Software, zum Beispiel die Organisationszuordnung – also den jeweiligen Bereich, die Abteilung und das Team, in dem ein Mitarbeiter tätig ist – und die Vorgesetzten. „Auf diese Weise sind diese Daten im LMS stets aktuell, auch wenn sich etwas in unserer Organisation ändert. Die Führungskräfte haben immer ihre Mitarbeiter und deren Qualifizierungen im Blick“, erklärt Simon Borchers.

Ein anderes Beispiel für eine automatische Synchronisierung der Daten mit den verschiedenen Systemen sind die Ersthelfer bei Sysmex Europe: Die Personaler tragen in perbit.insight in einer Sonderrolle ein, wenn jemand als Ersthelfer fungiert. „Im SharePoint erscheint automatisch die Information, wer die Ersthelfer im jeweiligen Betrieb sind. Zusätzlich wird diese Funktion beispielsweise auf den Tür-schildern angezeigt und die Personen werden automatisch den betreffenden E-Mail-Verteilergruppen hinzugefügt“, sagt Simon Borchers.

Mitarbeitergespräche – elektronisch und zweisprachig

Ein hoher Grad an Automatisierungen findet sich ebenfalls bei den jährlichen Mitarbeitergesprächen. Auch diese werden komplett zweisprachig über perbit.insight durchgeführt – nicht nur in der Europazentrale in Norderstedt, sondern beispielsweise auch in den Vereinigten Arabischen Emiraten, in Südafrika oder Ghana. „Alles, was die Mitarbeitergespräche betrifft, geschieht elektronisch. Die Führungskräfte können die Aufgaben und Ergebnisse direkt in perbit.insight eingeben“, erläutert der IT-HR-Experte.

Der Prozess wird automatisch angestoßen. Sobald die Formulare dann ausgefüllt und freigegeben sind, erhalten die Führungskräfte und die Mitarbeiter eine E-Mail. Wenn sie mit den besprochenen Inhalten einverstanden sind und ihre elektronischen Unterschriften leisten, ist der Prozess abgeschlossen und die Daten können nicht mehr bearbeitet werden.

Die Führungskräfte können die HR-Software über das HR Solution Center von perbit.insight bedienen. Von dort aus haben sie einen rollenbasierten Zugriff auf die Daten ihrer Mitarbeiter. In den einzelnen Ländern sitzen Betreuer, die ihnen als Ansprechpartner vor Ort weiterhelfen. „Die Software kommt bei den Führungskräften gut an“, weiß Simon Borchers. „Gerade das neue Design hat viel Lob erhalten. Auch von Führungskräften, die neu zu uns kommen, hören wir immer wieder, dass perbit.insight erstaunlich viele Funktionalitäten bietet.“

Auswertungen und Reports erstellen

Insgesamt 26 Personalmanager arbeiten bei Sysmex Europe mit perbit.insight, 16 davon sitzen in Norderstedt. Die anderen Personalmanager sind dezentral in der EMEA-Region tätig. Simon Borchers ist einer von drei Power Usern, die auch Verände-rungen auf der Software-Oberfläche vornehmen – beispielsweise bei der Gestaltung von Formularen. „Es ist eine große Stärke der Software, dass wir viel selber machen können“, sagt er und ergänzt: „Wir legen auch großen Wert darauf, dass wir Auswertungen selbstständig erstellen können.“ Diese Möglichkeit nutzen er und seine Kollegen nicht nur für diverse Statistiken und für das HR-Controlling, sondern auch für Reports an die Muttergesellschaft. „Die Sysmex Corporation sitzt in Japan und ist auch an bestimmten Kennzahlen interessiert“, so Simon Borchers.

„Das System hilft uns, schlanke Prozesse abzubilden, damit wir so wenige manuelle Eingaben wie möglich durchführen müssen.“

Simon Borchers, Human Resources IT-Spezialist

Das Unternehmen

Die Sysmex Europe GmbH ist eine Tochtergesellschaft der Sysmex Corporation, Japan. Seit mehr als 50 Jahren ist das Gesundheitsunternehmen führend in der Hämatologie. Es stellt unter anderem Systeme für die Labordiagnostik her und bietet Serviceleistungen an. Die rund 2.000 Mitarbeiter, die nicht nur in der EMEA-Zentrale in Norderstedt bei Hamburg sitzen, sondern in ganz Europa, dem Mittleren Osten und in Afrika verteilt sind, benötigen umfassende Fachkenntnisse und ein stets aktuelles Wissen.

Die Fakten

  • Seit zehn Jahren setzt die Sysmex Europe GmbH HR-Software von perbit ein. Seit 2012 nutzt sie auch perbit.insight.
  • perbit.insight fungiert im Unternehmen als führendes System, das Daten für den SharePoint, das Learning Management System und für Outlook bereitstellt. Auch die Zeiterfassung und eine eigenentwickelte CRM-Software sind an perbit.insight angebunden.

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