Westfalen Weser

Nachfolgemanagement mit perbit.insight

Nachfolgeplanung ist ein wichtiges Thema für Westfalen Weser, da in den nächsten Jahren viele Mitarbeiter in Rente gehen. Um interne oder externe Kräfte für diese Positionen weiter zu entwickeln, etablierte das Unternehmen ein Nachfolgemanagement. Nicht nur dieses wird über perbit.insight gesteuert. Innerhalb von zwei Jahren hat das Unternehmen viele HR-Aufgaben digital abgebildet.

Was wäre, wenn der Strom ausfällt, aber kein Techniker verfügbar ist, der die Störung beheben kann? Das darf natürlich nicht passieren. Als Netzbetreiber muss Westfalen Weser Netz jederzeit gewährleisten, dass die Versorgung von Strom, Erdgas, Wasser und Wärme funktioniert. Doch gut ausgebildete Fachkräfte sind nur schwer am Markt zu finden und viele der Beschäftigten werden in den nächsten Jahren das Renteneintrittsalter erreichen. Als praktikable Lösung etablierte das Unternehmen ein Nachfolgemanagement, das für alle für die Versorgung relevanten Positionen gilt.

„Jedes Modul, das wir neu installieren wollten, testeten wir zunächst in einem kleinen Kreis von Führungskräften und Mitarbeitern. Wir haben Tutorials geschrieben, aber die Beteiligten sagten: ‚Die brauchen wir nicht. Das ist so selbsterklärend. Endlich haben wir Transparenz.‘ Wir haben sehr positive Rückmeldungen erhalten.“

Burkhard Thiele, Leiter Personalentwicklung & Ausbildung

Die Nachfolge muss sichergestellt werden

„Wir haben ein hohes Durchschnittsalter und beschäftigen zu 75 Prozent Techniker. Aber gerade Techniker sind zurzeit schlecht am Markt verfügbar. Wir können auch nicht sagen: ‚Wir finden nicht genügend Fachkräfte und produzieren deshalb weniger.‘ Das Netz muss sicher betrieben werden“, erläutert Burkhard Thiele, Leiter Personalentwicklung & Ausbildung, die Ausgangssituation.

Diese hat eine weitere Besonderheit: Technische Mitarbeiter im Bereitschaftsdienst benötigen nicht nur Fach-Know-how, sondern auch Erfahrung und Entscheidungskompetenz. Sie müssen wissen, was zu tun ist, wenn Gasgeruch gemeldet wurde und ein Aufgebot von Feuerwehr, Polizei, Rettungsdienst am Einsatzort steht. Und sie müssen das Vorgehen klar kommunizieren und durchführen können. „Diese Personen sind für uns in der Nachfolge genauso wichtig wie ein Prokurist“, sagt Burkhard Thiele. Auf dem Arbeitsmarkt seien solche Fachkräfte kaum zu finden, da andere Verteilnetzbetreiber die gleichen Nachfolgeprobleme hätten und ihre Mitarbeiter nach Möglichkeit halten. „Darüber hinaus ist unser Personalbedarf sehr regional. Die Fachleute müssen in den Netzgebieten wohnen, weil sie bei einer Gasbereitschaft spätestens in einer halben Stunde an der Störungsstelle sein müssen – auch bei einem nächtlichen Anruf“, ergänzt er.

Die Entwicklung dauert bis zu sieben Jahre

Bevor das Unternehmen sein Nachfolgemanagement startete, analysierte es die demografische Entwicklung in der Belegschaft und die voraussichtlichen Abgänge in den nächsten sieben Jahren. Sieben Jahre deshalb, weil die Qualifizierung der Mitarbeiter für den Mehrspartenbereitschaftsdienst – das heißt für Fachkräfte, die sowohl in Strom als auch in Gas- und Wassernetzen tätig sind – so lange dauert. Allein nach der dreijährigen Erstausbildung und einer zweijährigen Fortbildung zum geprüften Verteilungstechniker im Gas-/Wasserbereich sind fünf Jahre ins Land gezogen. Zusätzlich dauert es in den meisten Fällen ein weiteres Jahr, bis die Personen genügend praktische Erfahrung gesammelt und Entscheidungskompetenz für den Störungsfall aufgebaut haben, also fit für den Bereitschaftsdienst sind. Das siebte Jahr wurde für den Rekrutierungsprozess mit einkalkuliert.

„Wir wollen aber nicht alle Stellen neu ausschreiben“, so Burkhard Thiele. „Wir haben im Unternehmen viele Mitarbeiter, die sich gern weiterentwickeln wollen. Das war bislang recht unkoordiniert. Es kam vor, dass sich Mitarbeiter auf zwei bis drei Stellen bewarben, bis sie endlich den Platz gefunden haben, auf den sie genau passen, und der Aufgaben bereithält, die sie gern ausüben.“

Deshalb hat der Personalentwicklungsbereich mit dem Betriebsrat einen Prozess für das Nachfolgemanagement ausgehandelt. Hierbei prüfen Personalentwickler und Führungskräfte gemeinsam: Gibt es im Unternehmen Mitarbeiter, die auf vakant werdende Stellen passen würden? Können diese Mitarbeiter dorthin weiterentwickelt werden, weil ihre vorhandenen Basis- und Fachqualifikationen schon nah an den Anforderungen der Zielposition liegen?

Klare Botschaft an die Mitarbeiter

Ein Vorteil des Nachfolgemanagements ist, dass das Unternehmen an die Mitarbeiter eine klare Botschaft aussendet: „Ihr seid uns wichtig. Wir kümmern uns um eure Weiterentwicklung.“ In den meisten Fällen bedeutet das für die Mitarbeiter nicht nur einen beruflichen Aufstieg, sondern auch eine finanzielle Verbesserung. „Mit dem Nachfolgemanagement können wir den jungen Menschen, die offen sind, sich aus dem Unternehmen heraus weiter zu bewerben, die Perspektiven klar aufzeigen. Sie erhalten eine Nachfolge- und Entwicklungsvereinbarung, die automatisch generiert wird. Dort steht, welche Zielstelle sie bei uns, wann besetzen können und welche Entwicklungsschritte sie in Begleitung des Unternehmens gehen werden. Zusätzlich bekommen sie eine Zielvergütung genannt. Damit haben wir einen Trumpf in der Hand, um Mitarbeiter zu binden und zu motivieren, diesen Weg mit uns zu gehen.“

Damit die Nachfolge- und Entwicklungsvereinbarung automatisch für die Mitarbeiter generiert werden kann und damit sich alle Beteiligten über den aktuellen Stand der Dinge informieren können, steuert Westfalen Weser das Nachfolgemanagement über die HR-Software perbit.insight. Dort wurden Masken angelegt, in die die gesamte Nachfolgeplanung eingegeben wird. Diese wird zunächst dem Betriebsrat vorgelegt, der seine Bedenken äußern oder die jeweilige Planung freigeben kann. Hat der Betriebsrat seine Freigabe erteilt, bekommt der Mitarbeiter seinen Zugang zur Nachfolgevereinbarung in perbit.insight freigeschaltet.

Dort sieht er seinen geplanten Entwicklungsweg, die Maßnahmen, mit denen er auf die Stelle vorbereitet wird, die Zielstelle und die Zielvergütung sowie die Zeiten der jeweiligen Schritte. Die abgebende Führungskraft wird im System über die Zeiträume informiert, in denen sie den Mitarbeiter für die Qualifizierungen freistellen muss, und die aufnehmende Führungskraft erfährt, wann sie sich um die Einarbeitung kümmern muss. Auch die Nachfolge- und Entwicklungsvereinbarung, die in perbit.insight generiert und digital unterschrieben wird, ist im System hinterlegt. „Das macht die Nachfolgeplanung transparent. Jeder Beteiligte hat den gleichen Zugriff und sieht genau, wohin die Reise geht“, resümiert Burkhard Thiele.

HR-Software mit Flexibilität

Das Nachfolgemanagement wurde vor rund einem Jahr gestartet. Mittlerweile ist der Nachfolgeplan für die ersten 90 Stellen abgeschlossen. „Gut die Hälfte davon können wir intern besetzen. Damit zeigen wir 50 Mitarbeitern, wie wichtig sie für uns sind, und präsentieren ihnen einen klaren Entwicklungsweg“, sagt Thiele.

Die HR-Software perbit.insight ist bei Westfalen Weser seit Anfang 2018 im Einsatz. Im ersten Schritt wurde das Seminar- und das Qualifikationsmanagement über perbit.insight gesteuert, denn das regelmäßige Auffrischen von Qualifikationen ist notwendig, damit die Mitarbeiter bestimmte Aufgaben in den Verteilnetzen ausführen dürfen. Erinnerungen, wann eine Qualifikation ausläuft, werden nun automatisch an die Führungskräfte und Mitarbeiter versandt. Diese erhalten in der Benachrichtigung gleich auch einen Link zu einem Seminar, für das sie sich über einen Workflow-Prozess anmelden können. Ist das Seminar abgeschlossen und bestanden, wird im System automatisch die Qualifikation zugewiesen. Dort wird auch vermerkt, dass die Qualifikation aufgefrischt wurde und bis wann sie gültig ist.

Die Flexibilität von perbit.insight war ein Kernthema bei der Softwareauswahl. Änderungen sollten leicht umsetzbar sein, auch vom Unternehmen selbst. „Ursprünglich kommen wir aus der SAP-Welt. Dort kann man so gut wie nichts selber machen, deshalb wird jede Änderung teuer“, sagt Burkhard Thiele. Dass die Westfalen Weser mit perbit die richtige Wahl getroffen hat, zeigte sich schon während der Softwareeinführung: Ein Mitarbeiter aus der technischen Fortbildung setzte sich intensiv mit dem Aufbau von Masken und dem Erstellen von Verknüpfungen auseinander, sodass er am Ende deutlich mehr selbst umsetzen konnte als ursprünglich geplant war. Das wurde sowohl von perbit als auch vom Unternehmen gefördert und führte zu einem sehr interessanten Nebeneffekt: „Was man sonst bei Softwareprojekten nicht kennt: Die Einführung von perbit.insight war am Ende günstiger als geplant“, berichtet Burkhard Thiele.

Begeisterte Führungskräfte

Als es ein Jahr später darum ging, das Nachfolgemanagement in der Software abzubilden, konnte der HR-Mitarbeiter dieses nahezu selbstständig umsetzen, mit wenigen Hilfestellungen von perbit. „Mitte Februar fanden die ersten Probeläufe statt und Anfang April konnten wir starten“, beschreibt Burkhard Thiele die zeitnahe Umsetzung. Ebenfalls sehr schnell wurden das Bewerbermanagement, das Gesundheitsmanagement und das betriebliche Eingliederungsmanagement mit perbit.insight umgesetzt. Im nächsten Schritt soll die HR-App perbit.mobile eingeführt werden. Damit können die Mitarbeiter, die im Netzbetrieb auf Baustellen arbeiten und dort auch externe Dienstleister beauftragen, schnell überprüfen, ob die externen Kräfte die benötigten Qualifikationen mitbringen. Für März 2021 will das Unternehmen die jährlichen Mitarbeitergespräche in der Software abbilden.

Dass die einzelnen HR-Themen so schnell in der Software abgebildet werden können, hat auch mit der Begeisterung der Führungskräfte zu tun. „Jedes Modul, das wir neu installieren wollten, testeten wir zunächst in einem kleinen Kreis von Führungskräften und Mitarbeitern. Wir haben Tutorials geschrieben, aber die Beteiligten sagten: ‚Die brauchen wir nicht. Das ist so selbsterklärend. Endlich haben wir Transparenz.‘ Wir haben sehr positive Rückmeldungen erhalten“, erinnert sich Burkhard Thiele und ergänzt: „Wir sind jetzt auch in der Lage, die Geschäftsführung umfassend über unseren Nachfolgeprozess zu informieren.“

Ein wichtiger Schritt auf dem Weg zur Digitalisierung

Auch der Personalbereich hat durch die Software mehr Transparenz erhalten und konnte Verbesserungsmöglichkeiten erkennen. Beispielsweise wurde deutlich, wie viele Mitarbeiterkapazitäten durch die Einarbeitungszeit gebunden sind, in der ein neuer Mitarbeiter an der Seite des erfahrenen Stelleninhabers steht, um dessen Wissen aufzusaugen. „Jetzt versuchen wir, zusammen mit den Führungskräften Ideen zu entwickeln, wie wir diese Dopplungszeiten verringern können. Dieser Prozess kommt erst in Gang, weil wir Transparenz haben. Wir haben eine Datenlage, mit der wir arbeiten können, auf deren Basis wir neue Prozesse entwickeln können, um dadurch noch ein bisschen besser zu werden“, so Burkhard Thiele.

Für den Leiter Personalentwicklung & Ausbildung sind die Digitalisierung und die Automatisierung von HR-Prozessen wichtige Stellschrauben, um den starken Wandel in seiner Branche aktiv gestalten zu können: „Wir müssen uns darauf vorbereiten, dass wir viele zusätzliche Aufgaben bekommen, die wir mit der gleichen Mannschaft lösen müssen. Wir müssen deshalb effizienter werden. Wir nehmen das Thema Digitalisierung ernst und versuchen es umzusetzen – mit dem Vorteil, dass wir mit perbit.insight vieles bedarfsgerecht selber machen können. Wir passen die Software an unsere Prozesse an und nicht umgekehrt.“

Das Unternehmen

„Vernetzt in die Zukunft“ lautet das Motto der Westfalen Weser Gruppe. Die Westfalen Weser Netz GmbH ist innerhalb der Firmengruppe für das Strom- und das Erdgasnetz sowie für die Wasserversorgung zuständig. Das Netzgebiet erstreckt sich über rund 6.500 Quadratkilometer. Versorgt werden mehr als 100 Städte und Gemeinden in zehn Kreisen und zwei Bundesländern (Nordrhein-Westfalen und Süd-Niedersachsen). Der Netzbetreiber mit Hauptsitz in Paderborn und 21 Standorten in der Region beschäftigt rund 950 Mitarbeiter, darunter knapp 80 Auszubildende.

Die Energieservice Westfalen Weser GmbH bietet maßgeschneiderte Energie- und Contractinglösungen für Industrie, Gewerbe und Kommunen, individuelle Wärmeversorgungskonzepte für die Wohnungswirtschaft, Direktvermarktung und Bilanzkreismanagement für EEG- und KWK-Anlagen. Rund 65 Mitarbeiter an den drei Standorten Kirchlengern, Minden und Paderborn sehen sich dem Thema Energieeffizienz mit dem Ziel einer nachhaltigen Energieversorgung verpflichtet.

Die Fakten

  • Seit 2018 ist perbit.insight im Einsatz in der Westfalen Weser Gruppe. Zunächst wurden das Qualifizierungs- und Seminarmanagement in der HR-Software abgebildet. Es folgten das Stellenmanagement, das Bewerbermanagement, das Nachfolgemanagement, das Gesundheitsmanagement und das betriebliche Eingliederungsmanagement. Auch das Demografiemanagement wird über perbit.insight gesteuert.
  • Zukunftspläne: Aktuell ist die Einführung der HR-App perbit.mobile in Vorbereitung. Für 2021 ist die Implementierung des jährlichen Mitarbeitergesprächs geplant.
  • Die Führungskräfte und Mitarbeiter haben über das HR Solution Center Zugriff auf die Nachfolgeplanung und können jederzeit die Entwicklungsschritte, Zeiträume und die avisierte Vergütung einsehen.
  • Als Lohn- und Gehaltssystem sowie für das Orgamanagement und die Personal-Stammdatenpflege setzt das Unternehmen SAP ein
Gender-Erklärung:
Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird bei Personenbezeichnungen und personenbezogenen Hauptwörtern in diesem Beitrag überwiegend die männliche Form verwendet. Entsprechende Begriffe gelten im Sinne der Gleichbehandlung grundsätzlich für alle Geschlechter. Die verkürzte Sprachform hat nur redaktionelle Gründe und beinhaltet keine Wertung. 

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