Personalthemen per Smartphone erledigen

Seminare auswählen per HR-App

WetterOnline ist ein digitales Unternehmen, das mit moderner Technik Wetteranalysen erstellt. Digital affin ist auch der HR-Bereich, der mit perbit das Personalmanagement auf ein neues, sehr individuelles Level hebt. Bald können die Mitarbeiter ihre HR-Themen auch per App erledigen. Anfang 2021 begann ein neues Kapitel der Digitalisierung bei WetterOnline. Mit der Einführung einer neuen HR-Software, einer neuen Zeiterfassung und Lohn- und Gehaltsabrechnung sollten Excel-Tabellen und die überquellenden Aktenschränke verschwinden. Ein Meilenstein auf dem Weg zur Papierreduzierung ist die digitale Personalakte von perbit. Künftig wird nur noch der Arbeitsvertrag in Papierform aufbewahrt. Alle anderen Dokumente von Überlassungsverträgen für Laptops, Dienstwagen, Fahrrädern bis zu Vertragsänderungen werden digital abrufbar sein. Für den Personalbereich bedeutet das eine große Erleichterung: Die Dokumente müssen nicht mehr im Keller gesucht werden, sondern sind bei Bedarf leicht auffindbar und stehen sofort zur Verfügung.

Auch jeder Mitarbeiter kann seine eigene Akte einsehen. „Rechtlich dürfen die Beschäftigten jederzeit Einblick in ihre Personalakte nehmen. Da wir volle Transparenz bieten wollen, möchten wir, dass der Mitarbeiter zu jeder Zeit einsehen kann, welche Daten wir speichern und haben somit den dauerhaften Zugriff eingerichtet.“, erläutert Frank Müntinga, Leiter Personal und Verwaltung, die Hintergründe. Die digitale Personalakte bringt künftig einen weiteren Nutzwert für die Beschäftigten: Dort können sie bald auch ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungen einsehen. Nur wer seine Abrechnung ausdrücklich in Papierform wünscht, bekommt diese per Post zugesandt.

Die Mitarbeiterqualifizierung, die ein wichtiges Thema für WetterOnline darstellt, wird in Zukunft ebenfalls digital organisiert. „Wir beschäftigen sehr hoch qualifizierte Fachkräfte – von Meteorologen und Astrophysikern bis zu Informatikern und Machine Learning Experten. Denen wollen wir etwas bieten“, so der Personalleiter. Außerdem gehöre Weiterbildung mit dazu, damit das Unternehmen sich stets weiterentwickeln kann. Deshalb soll das Seminarmanagement von perbit, das bald live gehen soll, die nötige Infrastruktur stellen und einen möglichst einfachen Zugang zum Thema Weiterbildung gewährleisten. Aktuell wird es an die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens angepasst.

„Wir sind kein Standardunternehmen. Vieles, was in anderen Unternehmen Standard ist – zum Beispiel ein übertrieben aufwendiges Antragswesen, ist aus unserer Sicht ein riesiger Wasserkopf. Wir haben schlanke Prozesse – und so haben wir auch das Seminarmanagement individuell für uns gestaltet“, sagt Frank Müntinga. Wenn alles eingerichtet ist, soll den Beschäftigten ein Seminarkatalog zur Verfügung stehen, in dem sie passende interne und externe Seminare buchen können. Das alles soll über die HR-App perbit.mobile laufen, damit die Beschäftigten zu jeder Zeit und von jedem Ort das passende Angebot für sich heraussuchen können.

Mehr Transparenz im Fuhrparkmanagement

Personalthemen per Smartphone oder Tablet erledigen – das zählte neben einem hohen Individualisierungsgrad und Schnittstellen zu anderen Systemen zu den drei wichtigsten Kriterien, als sich das Unternehmen nach einer neuen HR-Software umsah. Nahezu alle HR-Themen können künftig mobil erledigt werden, dazu gehört zum Beispiel auch die Angabe von Fahrten zum Arbeitsplatz mit dem Dienstwagen. Früher musste dafür ein Zettel ausgefüllt und unterschrieben werden. Bald geht es viel schneller per Smartphone.

Das Fuhrparkmanagement ist ein Thema, das WetterOnline ebenfalls über perbit abbildet. Hierfür hat das Unternehmen die HR-Software komplett auf sich zuschneiden lassen. Die Berechnung und die steuerrechtliche Betrachtung sind ziemlich komplex. Diese Berechnungen übernimmt nun perbit. „Es hat etwas gedauert, bis wir dies in der Software umsetzten konnten, weil im Hintergrund viel Rechenarbeit stattfindet“, berichtet Frank Müntinga. Heute bietet das System eine große Erleichterung – verglichen mit der „Excel-Tapete“, die das Unternehmen früher nutze. „Es war im wahrsten Sinne des Wortes eine Tapete und keine Tabelle mehr. Heute können wir auf einen Blick sehen, wer welchen Wagen hat, wann dieser ausläuft und welche Kosten entstehen“, so Müntinga. 

„Wir sind kein Standardunternehmen. Wir haben schlanke Prozesse – und so haben wir auch das Seminarmanagement individuell für uns gestaltet.“

Frank Müntinga
Leiter Personal und Verwaltung, WetterOnline

In kurzer Zeit zu deutlich mehr Transparenz

Zu den weiteren HR-Themen, die WetterOnline über perbit steuert, gehört das Ausbildungsmanagement. Dieses zeigt zum Beispiel auf, wo Azubis, dual Studierende und Werkstudenten aktuell eingesetzt sind, welche Abteilungen sie schon besucht haben und welche Stationen noch ausstehen. Da diese immerhin knapp 20 Prozent der Belegschaft ausmachen, schafft das Ausbildungsmanagement eine erhebliche Transparenz für alle Beteiligten. Die Azubis können künftig sogar ihr Online-Berichtsheft direkt in der Software pflegen.

Damit auch der Onboarding-Prozess soll bald via perbit.insight gesteuert werden. Im Moment sind Frank Müntinga und sein Team dabei, Onboarding-Fahrpläne für die jeweiligen Tätigkeiten einzurichten. Noch sind einige Funktionalitäten in Arbeit, aber der Personalbereich hat in der kurzen Zeit seit der Softwareeinführung schon viele seiner Vorhaben verwirklicht – und einen Großteil davon sehr individuell. Dabei ist es Frank Müntinga wichtig, gemeinsam mit seinem Team vieles selbst umsetzen zu können. „Wir haben uns tief in die Software eingearbeitet und brauchen nur noch die Hilfe von perbit, wenn an der Datenbank etwas geändert oder programmiert werden muss“, so der Leiter Personal und Verwaltung. „Noch ist der Zeitaufwand ziemlich hoch, da wir mitten in der Umsetzung sind. Das wird sich aber bald ändern. Je besser wir jetzt arbeiten, umso mehr Zeit können wir hinterher sparen.“  Deutlich gestiegen sei bereits das positive Feedback zur neuen, digitalen Personalakte: „Die digitale Akte bietet sowohl uns mehr Komfort im Pflegen der Akte als auch mehr Übersichtlichkeit und Struktur für den Anwender.“

WetterOnline

„Wir lieben Wetter“ lautet das Motto der WetterOnline Meteorologische Dienstleistungen GmbH. Um präzise Vorhersagen erstellen zu können, arbeiten Meteorologen, Daten-Experten sowie Teams aus Entwicklung, Technik, Design, Sales-Management und Redaktion täglich daran, das hochkomplexe Thema Wetter punktgenau zu analysieren und die Ergebnisse verständlich aufzubereiten. Das bedeutet: Das Recruiting und die Qualifizierung von Fachkräften und Spezialisten sind wichtige HR-Themen des wachsenden Unternehmens. Aktuell arbeiten rund 150 Wetterbegeisterte an den Standorten Bonn und Bornheim.