Individueller Zeugnisprozess mit der HR-Software perbit

perbit steht für individualisierte Personalarbeit

Keine Organisation ist wie die andere, kein Job ist wie der andere. Deshalb entschied sich das Erzbistum Paderborn dazu, einen individualisierten Zeugnisprozess einzurichten, der genau auf seine Bedürfnisse abgestimmt ist und der den Mitarbeitern vielfältige, individuell zugeschnittene Zeugnisse zur Verfügung stellt. All das wird über die HR-Software perbit gesteuert.

Das Erzbischöfliche Generalvikariat unterstützt die schulischen, bildungsbezogenen und caritativen Aktivitäten des Erzbistums Paderborn. In dieser Funktion ist es unter anderem für die Personalverwaltung der rund 900 Geistlichen, der rund 950 Beschäftigten an den Erzbischöflichen Schulen sowie die weiteren etwa 1.500 Bistumsbeschäftigten verantwortlich. Für diese im Bistum tätigen Laien sind pro Jahr bis zu 150 Arbeitszeugnisse zu schreiben – Tendenz steigend.

Viel Papier, hoher Zeitaufwand 

Früher funktionierte das so: Es gab einen Bewertungsbogen, in dem die verschiedenen Bewertungskriterien abgebildet waren und der in Papierform oder per E-Mal an die zuständige Führungskraft versandt wurde. Die Führungskraft ging die einzelnen Kriterien durch, gab Bewertungen und Stellungnahmen ab und schickte anschließend den Bogen in Papierform oder per E-Mail zurück in die Personalabteilung.

Für die Personalsachbearbeiter brachte diese Vorgehensweise einen ziemlich großen Aufwand mit sich: Jeden Vorgang mussten sie sich auf Wiedervorlage legen. Wenn der Bogen nicht rechtzeitig zurückkam, mussten sie die Führungskraft telefonisch oder per E-Mail erinnern. Dieses Spiel begann von vorn, wenn die Sachbearbeiter die Zeugnisse geschrieben hatten und den Führungskräften zur Freigabe zusandten. „Je nachdem, wie viele Zeugnisse aktuell zu erstellen waren und wie schnell die Vorgesetzten ihre Bewertungen abgaben, wurde es manchmal schwierig, die Übersicht zu behalten“, erinnert sich Sarah Düsterhaus.

„Es gab sehr lange Durchlauf- und Liegezeiten – und viele Medienbrüche“, sagt Tobias Kallemeier. „Zwar haben wir den Bewertungsbogen meist per E-Mail versandt, aber häufig Ausdrucke in Papierform zurückbekommen, die wir dann abtippen mussten“, berichtet er. Insgesamt war viel Papier im Spiel, was zu einer doppelten Ablage – digital und in Papierform – führte. Und es gab keinen geordneten Katalog mit Textbausteinen für die einzelnen Kriterien und Noten.

Automatische Erinnerungen

Das war die unübersichtliche Ausgangslage. Dazu kam, dass die Nachfrage nach qualifizierten Arbeitszeugnissen zunahm. Die Personalabteilung überlegte deshalb, wie sie die Zeugniserstellung und insbesondere die Fristenüberwachung automatisieren könnte – und kam auf die Idee, dafür die Workflows von perbit zu nutzen.

Seit Februar 2018 funktioniert der Zeugnisprozess automatisiert: Nach dem Prozessstart durch die Personalabteilung hat der Vorgesetzte 14 Tage Zeit, eine Bewertung abzugeben. Macht er das nicht innerhalb dieser Zeit, bekommt er eine automatische Erinnerungs-E-Mail. Er erhält weitere sieben Tage Zeit, die Bewertung abzugeben. Überschreitet er auch diese Frist, geht die Aufgabe wieder zurück in die Personalabteilung, die diese per Knopftruck nochmals von vorn anstoßen kann. Im nächsten Schritt erstellt die Personalabteilung das Zeugnis und der Vorgesetzte bekommt fünf Tage Zeit, das Zeugnis zu prüfen und freizugeben. Erledigt er die Aufgabe nicht in dieser Zeit, beginnt das Spiel von vorn: Er erhält eine Erinnerungs-E-Mail vom System und drei weitere Tage Zeit für die Prüfung und Freigabe. Verstreichen auch diese drei Tage, bekommt die Personalabteilung die Info, dass das Zeugnis nicht freigegeben ist und kann den Prozess von vorn anstoßen.

Individuell zugeschnittener Prozess

Die Fristen für die Bewertungen und Freigaben legte die Personalabteilung bei der Definition des Zeugnisprozesses fest. „Wir können sie aber jederzeit wieder ändern“, sagt Sarah Düsterhaus. „Wir können auch die Beschreibungen der Einrichtung, in der der Mitarbeiter tätig ist und die in jedem Zeugnis enthalten ist, anpassen. Wir können neue Textbausteine hinzufügen und alles ist zentral im System abgespeichert“, sagt Tobias Kallemeier. Diese Individualität ist die Besonderheit des neuen Zeugnisprozesses im Erzbistum Paderborn: Zum einen wurde der Prozess individuell auf die speziellen Bedürfnisse der Organisation zugeschnitten, zum anderen haben die Personaler die Möglichkeit, selbstständig Änderungen vorzunehmen.

Technisch funktioniert der Zeugnisprozess über den Prozessmanager von perbit, der Daten aus dem Mitarbeitermanagement, dem Stellen- und dem Seminarmanagement mit einbezieht. Auch das bringt Erleichterungen für die Personalabteilungen mit sich. So kann über das Stellenmanagement der Vorgesetzte ermittelt werden. Mithilfe des Seminarmanagements können die Personaler oder Führungskräfte sehen, welche Fort- und Weiterbildungen ein Mitarbeiter absolviert hat.

Individuelle und aussagekräftige Zeugnisse

Nicht nur der Prozess der Zeugniserstellung ist individuell, auch die Zeugnisse für die Mitarbeiter sollen möglichst individuell und aussagekräftig sein. Deshalb hat die Personalabteilung für jedes der 14 Beurteilungskriterien (von Arbeitsbereitschaft bis Fachwissen) und für jede Note (von Schulnote 1 bis Schulnote 5) fünf bis zehn Textbausteine hinterlegt, um zu garantieren, dass nicht ein Zeugnis wie das andere klingt. Darüber hinaus enthält der Bewertungsbogen Freitextfelder, in denen die Führungskräfte eine Stellungnahme abgeben können, sowie Felder, in denen sie durchgeführte Projekte und Sonderaufgaben vermerken können.

Zwar werden fast immer qualifizierte Arbeitszeugnisse ausgestellt, aber auch einfache Arbeitszeugnisse sind über den Prozess möglich. Zudem unterscheiden die Personaler vier verschiedene Personengruppen, für die Zeugnisse erstellt werden: Auszubildende, Bundesfreiwilligendienstleistende, Mitarbeiter sowie Praktikanten und Trainees. Pro Personengruppe differenzieren sie zwischen einem Zwischenzeugnis und dem Endzeugnis.

Das alles führte dazu, dass rund 1.500 Textbausteine ins System eingepflegt werden mussten. „Wir starteten im Januar 2017 mit der Projektdefinition. Im April/Mai fand das Prototyping statt und im Juli wurde der Prozess installiert“, sagt Tobias Kallemeier. „Dann begann der Datenpflegeaufwand. Die Textbausteine konnten wir größtenteils importieren. Aber für den Aufbau der Masken und Formulare haben wir uns viel Zeit genommen, weil wir es wichtig fanden, dass die Bedienung für die Führungskräfte selbsterklärend ist“, so Sarah Düsterhaus. Jedes Formular enthält heute zahlreiche Hilfestellungen und Erläuterungstexte, damit sich beim Ausfüllen alles von selbst erklärt.

Zeitersparnis für Personaler und Führungskräfte

Im November 2017 fand der erste Testlauf statt. Wie wichtig ein Testlauf – neben einer klaren Projektdefinition und ausführlichen Erläuterungen für die Nutzer – ist, war eine zentrale Erkenntnis aus dem Projekt: „In der Testphase sind uns einige Dinge aufgefallen, die anfangs nicht geklappt haben. Zudem haben wir Fehler in E-Mail-Vorlagen entdeckt und beseitigt. Und wir haben von den Personen, die den Prozess getestet haben, Rückmeldungen bekommen, was wir an welchen Stellen verbessern könnten“, zählt Sarah Düsterhaus auf.

„Als Ergebnis haben wir eine Zeitersparnis – nicht nur für die Personalabteilung, sondern auch für die Führungskräfte. Das hat zu einer Erhöhung der System-Akzeptanz geführt“, sagt Tobias Kallemeier und ergänzt: „Die Führungskräfte hatten schon vorher Zugriff auf perbit, konnten aber nur bestimmte Informationen einsehen. Durch den Zeugnisprozess haben sie nun die Möglichkeit, selbst etwas einzugeben.“

Blick in die Zukunft

Die Zeugniserstellung war der erste Schritt auf dem Weg zu automatisierten Personalprozessen beim Erzbistum Paderborn. Aktuell wird ein Beurteilungsprozess installiert, der ebenfalls über den Prozessmanager von perbit läuft. Dieser soll Ende 2019 live gehen. Über einen weiteren Prozess zur Erstellung und Änderung von Stellenbeschreibungen wird perspektivisch nachgedacht.

Auch der Zeugnisprozess wird weiter optimiert. Beim jüngsten Update wurde zum Beispiel eine Timeline nachprogrammiert. Diese zeigt an, wann der Prozess von wem gestartet wurde, bei wem er aktuell hängt und welche Prozessschritte noch folgen. Das ist insbesondere für die Führungskräfte hilfreich, die sehen wie viele Tage Zeit sie noch haben, um die Aufgabe zu bearbeiten. Und die Sachbearbeiter sehen auf einen Blick den aktuellen Stand der Dinge. So kann die Zeitdauer vom Prozessstart bis zur Zeugnisübergabe sicherlich nochmals verkürzt werden.

Erzbischöfliches Generalvikariat Paderborn

Am Domplatz in Paderborn hat das Erzbischöfliche Generalvikariat Paderborn seinen Hauptsitz. Von dort aus ist es für ein fast 15.000 Quadratkilometer großes Gebiet zuständig –von Minden im Norden bis Dortmund im Westen und dem Sauerland im Süden. Knapp 1,6 Millionen Katholiken leben im Erzbistum Paderborn und sind in insgesamt 19 Dekanaten mit 725 Pfarrgemeinden in 154 Pastoralverbänden organisiert. Geistiges Oberhaupt ist seit dem Herbst 2003 Erzbischof Hans-Josef Becker. Ihm zur Seite stehen drei Weihbischöfe. Zum Erzbistum Paderborn gehören gut 1.000 Welt- und Ordenspriester, knapp 1.500 Ordensschwestern und 160 Ordensmänner sowie 5.800 Religionslehrer.